Xử lý lỗi hóa đơn điện tử
Khi nào dùng
Dùng khi đơn đã yêu cầu hóa đơn nhưng chưa phát hành, hóa đơn báo lỗi hoặc trạng thái hóa đơn không khớp với thanh toán.
Checklist nhanh
- Kiểm tra đơn thuộc đúng chi nhánh có cấu hình hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra hệ thống phát hành của chi nhánh là SePay hoặc MISA meInvoice và cấu hình đã hoàn tất.
- Kiểm tra đơn đã được đánh dấu yêu cầu hóa đơn.
- Kiểm tra đơn đã đủ điều kiện theo quy trình cửa hàng: hoàn tất đơn, thanh toán hoặc đóng bàn.
- Nếu yêu cầu đang xử lý quá lâu, dùng Cập nhật trạng thái trước khi thử tạo lại.
- Nếu kết quả chưa rõ, kiểm tra mã theo dõi hoặc đối soát; không tạo hóa đơn mới ngay vì có thể gây trùng.
- Nếu đơn đã phát hành hóa đơn rồi mới hoàn tiền, hủy hoặc sửa tiền/thông tin người mua, mở hồ sơ sai sót và chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy trình kế toán.
Các điểm cần nhớ
- Thông báo thanh toán SePay không tự tạo hóa đơn.
- Hóa đơn được tạo qua quy trình quản trị có kiểm soát, không tạo âm thầm chỉ vì có thanh toán.
- Đóng bàn chỉ nên tạo hóa đơn khi đơn đã thanh toán và đủ điều kiện.
- QR Tiger có thể lập bản nháp điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng không tự phát hành chứng từ sửa sai nếu chưa qua bước xác nhận hoặc phê duyệt cần thiết.
- Mẫu 04/SS hiện được theo dõi thủ công; người dùng không thể tự đặt trạng thái cơ quan thuế đã tiếp nhận.
Không đưa thông tin nhạy cảm vào câu hỏi
Không đưa thông tin kết nối hệ thống phát hành, khóa truy cập, mật khẩu hoặc thông tin người mua đầy đủ vào Trợ giúp AI. Khi cần hỗ trợ, chỉ nêu mã đơn, chi nhánh, trạng thái hóa đơn và thời điểm thao tác.
Nếu không thấy nút/tính năng
Kiểm tra quyền hóa đơn điện tử, quyền đơn hàng, chi nhánh đang chọn và cấu hình hóa đơn của chi nhánh. Xem thêm Không thấy nút hoặc tính năng.
Lỗi thường gặp
- Không có cấu hình cho chi nhánh: mở Hóa đơn điện tử và bổ sung cấu hình cho chi nhánh.
- Đơn đã thanh toán nhưng không tự phát hành: kiểm tra đơn có yêu cầu hóa đơn và đã đi qua quy trình quản trị phù hợp chưa.
- Hóa đơn lỗi sau khi sửa đơn: mở hồ sơ sai sót và chọn cách xử lý phù hợp, không phát hành lại hóa đơn gốc.
- Không tải được PDF/XML: kiểm tra hóa đơn đã phát hành, quyền tải file và thử đồng bộ file lại.
- Email gửi thất bại: kiểm tra địa chỉ đã nhập, lịch sử gửi và trạng thái lỗi; hệ thống không hiển thị toàn bộ địa chỉ trong nhật ký.
- Dữ liệu đối soát lệch: kiểm tra chi nhánh, tài khoản phát hành, loại chứng từ, tổng tiền và thuế trước khi xác nhận.
Màn hình liên quan
- Hóa đơn điện tử
- Đơn hàng
- Đối soát hóa đơn điện tử
Khi nào nên gửi nhân viên hỗ trợ
Gửi hỗ trợ khi thao tác thử lại vẫn lỗi, trạng thái không cập nhật hoặc bạn không chắc cách xử lý sau khi hóa đơn đã phát hành.