Đối soát hóa đơn điện tử
Khi nào dùng
Dùng khi cần kiểm tra đơn nào đã có hóa đơn, đơn nào còn chờ xử lý hoặc trường hợp nào cần nhân viên kiểm tra trước khi kết ca.
Điều kiện cần
- Tài khoản có quyền xem hóa đơn điện tử hoặc báo cáo liên quan.
- Chọn đúng chi nhánh và khoảng thời gian.
- Cấu hình hóa đơn điện tử của chi nhánh đã được bật nếu cửa hàng đang phát hành hóa đơn.
Các nhóm trạng thái cần hiểu
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã phát hành | Hóa đơn đã có đủ bằng chứng phát hành hợp lệ |
| Nháp | Hóa đơn đã có bản ghi nhưng chưa phát hành |
| Đang xử lý | QR Tiger hoặc hệ thống phát hành đang xử lý yêu cầu |
| Cần người xử lý | Yêu cầu không thể tự tiếp tục hoặc đã thử lại quá số lần cho phép |
| Cần điều chỉnh | Đơn đã phát hành hóa đơn nhưng sau đó có thay đổi cần kiểm tra |
| Cần thay thế | Nội dung sai cần lập một hóa đơn mới thay cho hóa đơn cũ |
| Sai lệch đối soát | Dữ liệu đơn hàng, QR Tiger và hệ thống phát hành không khớp hoàn toàn |
| Thiếu PDF/XML | Hóa đơn đã phát hành nhưng QR Tiger chưa lưu đủ file |
| Gửi email thất bại | Hóa đơn chưa gửi được đến địa chỉ nhận |
| Đã thanh toán chưa có hóa đơn | Đơn có thanh toán nhưng chưa có hóa đơn tương ứng |
| Đã yêu cầu chưa phát hành | Đơn đã được đánh dấu cần hóa đơn nhưng chưa phát hành |
Cách đối soát
- Mở Hóa đơn điện tử.
- Chọn chi nhánh và khoảng thời gian.
- Lọc theo trạng thái cần kiểm tra.
- Mở đơn liên quan nếu cần xem trạng thái thanh toán hoặc trạng thái đơn.
- Với dòng lỗi, sai lệch hoặc cần sửa sai, mở chi tiết để xem đề xuất xử lý trước khi kết ca.
- Chỉ xác nhận khớp khi chi nhánh, tài khoản phát hành, mã tham chiếu, loại chứng từ, tổng tiền và thuế đều đúng.
Sau hoàn tiền, hủy hoặc sửa tiền
Nếu hóa đơn đã phát hành, các thay đổi sau đó tạo hồ sơ cần xem xét. Kế toán hoặc người phụ trách có thể lập bản nháp điều chỉnh/thay thế rồi gửi phê duyệt khi chính sách cửa hàng yêu cầu. QR Tiger không tự phát hành chứng từ sửa sai trong giao dịch hoàn tiền hoặc hủy món.
Nếu không thấy báo cáo
Kiểm tra quyền hóa đơn điện tử, quyền báo cáo, chi nhánh và bộ lọc ngày. Xem thêm Không thấy nút hoặc tính năng.
Lỗi thường gặp
- Báo cáo trống: chọn sai chi nhánh, sai khoảng thời gian hoặc chi nhánh chưa phát sinh đơn có yêu cầu hóa đơn.
- Đơn đã thanh toán nhưng chưa có hóa đơn: đơn chưa được yêu cầu hóa đơn hoặc chưa đi qua luồng tạo hóa đơn.
- Trạng thái cần điều chỉnh: đơn đã thay đổi sau khi hóa đơn được phát hành; mở chi tiết để chọn cách xử lý.
- Chỉ có trên hệ thống phát hành: dùng đối soát để kiểm tra đúng tenant, chi nhánh, tài khoản, mã tham chiếu và số tiền; không nhập tự động khi còn sai khác.
Màn hình liên quan
- Hóa đơn điện tử
- Đơn hàng
- Báo cáo
Khi nào nên gửi nhân viên hỗ trợ
Gửi hỗ trợ khi trạng thái hóa đơn không đổi sau khi thử lại, dữ liệu đối soát lệch bất thường hoặc hệ thống phát hành trả lỗi mà cửa hàng không tự xử lý được.