Cài đặt hóa đơn điện tử

Khi nào dùng

Dùng khi cửa hàng cần bật hóa đơn điện tử, kiểm tra cấu hình theo chi nhánh hoặc hiểu khi nào QR Tiger tạo hóa đơn từ đơn hàng.

Điều kiện cần

• Tài khoản có quyền cài đặt hóa đơn điện tử.
• Chi nhánh bán hàng đã được cấu hình đúng.
• Cửa hàng có thông tin hệ thống phát hành hợp lệ. Hiện có SePay và MISA meInvoice.

Cấu hình theo chi nhánh

Hóa đơn điện tử được cấu hình theo chi nhánh. Mỗi chi nhánh có một hệ thống phát hành, tài khoản, mẫu và ký hiệu hóa đơn phù hợp.

Màn hình cài đặt chỉ hiển thị thông tin cửa hàng cần chọn và trạng thái kết nối. Môi trường thử nghiệm hoặc môi trường thật của SePay do máy chủ quản lý, người dùng không tự đổi từ màn hình này.

Luồng tạo hóa đơn

Khi đơn được đánh dấu cần hóa đơn, QR Tiger sẽ xử lý qua quy trình có kiểm soát.

Hóa đơn chỉ được tạo từ các quy trình quản trị có kiểm soát, ví dụ:

• Hoàn tất đơn.
• Ghi nhận thanh toán.
• Đóng bàn khi đơn đủ điều kiện.
• Thử lại hoặc cập nhật trạng thái thủ công khi đơn đủ điều kiện.

Thông báo thanh toán từ SePay không tự tạo hóa đơn điện tử. Thông báo này chỉ ghi nhận thanh toán; việc tạo hoặc phát hành hóa đơn vẫn đi qua quy trình quản trị có kiểm soát.

Bản nháp và phát hành

• Có thể tạo bản nháp nội bộ trước khi gửi sang hệ thống phát hành.
• QR Tiger tự tính lại tổng tiền và thuế. Người dùng chỉ sửa thông tin người mua, email và mô tả dòng hàng được phép.
• Nếu đơn thay đổi, người dùng có thể cập nhật nháp theo đơn mới, giữ số tiền và thuế cũ, hoặc xóa nháp.
• Khi phát hành, QR Tiger chỉ hiển thị Đã phát hành sau khi nhận đủ số hóa đơn, ngày phát hành, mã theo dõi và kết quả khớp tiền/thuế.

Sau hoàn tiền, hủy hoặc sửa tiền

Nếu đơn đã phát hành hóa đơn rồi mới có hoàn tiền, hủy món, hủy đơn hoặc sửa tiền/thông tin người mua, QR Tiger tạo một hồ sơ cần xem xét. Nghiệp vụ bán hàng vẫn hoàn tất bình thường và không tự gọi SePay trong bước này.

Người có quyền có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế từ hồ sơ đó. Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch; hóa đơn thay thế ghi đầy đủ nội dung mới. Chứng từ mới không được tự phát hành khi chưa qua bước xác nhận hoặc phê duyệt cần thiết.

Mẫu 04/SS hiện là quy trình thủ công. QR Tiger không cho người dùng tự xác nhận cơ quan thuế đã tiếp nhận.

Không đưa thông tin nhạy cảm vào tài liệu hoặc yêu cầu hỗ trợ

Không gửi thông tin kết nối hệ thống phát hành, khóa truy cập, mật khẩu hoặc thông tin người mua đầy đủ vào câu hỏi AI hoặc tài liệu vận hành. Khi cần hỗ trợ, chỉ mô tả lỗi, mã đơn và trạng thái tổng quát.

Nếu không thấy nút/tính năng

Kiểm tra quyền cài đặt, quyền hóa đơn điện tử, chi nhánh đang chọn và gói dịch vụ. Xem thêm Không thấy nút hoặc tính năng.

Lỗi thường gặp

• Không tạo hóa đơn được: chi nhánh chưa có cấu hình hệ thống phát hành hoàn chỉnh.
• Đơn đã thanh toán nhưng chưa có hóa đơn: đơn chưa được yêu cầu hóa đơn hoặc chưa đi qua quy trình quản trị tạo hóa đơn.
• Không thấy hệ thống cần dùng: kiểm tra cấu hình cửa hàng, gói dịch vụ và quyền cài đặt.

Màn hình liên quan

• Hóa đơn điện tử
• Đơn hàng
• Cài đặt cửa hàng

Khi nào nên gửi nhân viên hỗ trợ

Gửi hỗ trợ khi cấu hình đã đủ, đơn đủ điều kiện nhưng hóa đơn vẫn lỗi hoặc trạng thái hóa đơn không khớp với thao tác đã thực hiện.